• news

    Amalan Pengurusan Fail Yang Perlu Dilakukan

    Pengurusan fail adalah  sangat penting untuk memastikan setiap dokumen perniagaan anda dalam keadaan selamat, boleh diakses dan tersedia ketika hendak digunakan. Amalan pengurusan ini akan membantu anda dalam menjalankan perniagaan dengan cara yang betul dan teratur.

    Amalan Pengurusan Fail Setiap Perniagaan kecil Perlu Lakukan

    Setiap perniagaan kecil tidak boleh mengelak dari membuat dokumen jualan, perbelanjaan, kertas kerja dan pengurusan fail. Menyimpan dokumen penting sama ada untuk operasi dalaman, rujukan pelanggan atau untuk pematuhan kerajaan, hanyalah sebahagian daripada proses menjalankan perniagaan.

    Dahulu, tanpa mengira industri. Kabinet fail adalah item yang perlu ada disetiap pejabat. Kini, teknologi telah berkembang dan begitu juga dengan kaedah pengurusan dokumen. Pengurusan dokumen mungkin kelihatan mudah, namun ianya lebih  dari itu.

    Arkib Digital

    Memahami bagaimana untuk membina dan mengekalkan arkib digital adalah sangat penting bagi memastikan dokumen anda selamat, boleh diakses dan mampu menampung keperluan perniagaan anda dikemudian hari.

    Pengurusan dokumen umumnya boleh dipecah kepada tiga kategori:

    1. Digitalisasi
    2. Pengurusan
    3. Kolaborasi

    Setiap satu kategori mewakili elemen penting dalam proses mencipta arkib penyimpanan fail yang penting, serta membantu memperkemas operasi perniagaan anda. Setiap kategori ini perlu diambil serius oleh usahawan.

    Bagi melakukannya buat pertama kali. Penerangan dibawah ini boleh membantu memastikan anda melakukannya dengan betul.

    #1 –  Digitalisasi

    Langkah pertama dalam mewujudkan arkib digital ialah dengan mengimbas dokumen atau mengimport rekod sedia ada ke dalam sebuah sistem berpusat seperti Sistem Pengurusan Dokumen.

    Sistem Pengurusan Dokumen telah direka untuk menjadikan proses digitalisasi lebih mudah. Anda boleh menambah dan menguruskan arkib digital dengan rekod yang lengkap yang mampu memenuhi keperluan perniagaan anda.

    Rekod boleh diimbas ketika diterima atau sedang diproses. Ia juga boleh dilakukan secara pukal mengikut jadual yang ditetapkan.

    – Pengimejan Dokumen

    Digitalisasi rekod fizikal bermula dengan proses yang dikenali sebagai pengimejan dokumen. Pengimejan biasanya melibatkan pengimbasan dokumen ke dalam perisian Sistem Pengurusan Dokumen.

    Kebanyakan Sistem Pengurusan Dokumen menggunakan apa yang dikenali sebagai Pengecaman Aksara Optik atau dalam bahasa Inggeris Optical Character Recognition (OCR) untuk mengenal pasti dan mengindeks dokumen secara automatik berdasarkan teks yang diimbas.

    Aplikasi OCR hari ini sangat canggih dan dapat mengesan teks bercetak dan bertulis tangan dengan tepat dalam peratusan yang tinggi. Kadar ketepatan setiap aplikasi bergantung pada kualiti dokumen yang dimasukkan ke dalam sistem. Sekiranya terdapat kotoran, atau imej yang kabur pada kertas, aplikasi mungkin mengambil masa yang lebih lama untuk mengimbas maklumat tersebut.

    Walaupun kebanyakan proses digitalisasi dapat diautomasikan dengan cara ini, memastikan ketepatan adalah sangat penting. Oleh itu, untuk mendigitalisasikan arkib anda, langkah seterusnya ialah dengan mewujudkan sistem kawalan kualiti.

    – Kawalan kualiti

    Untuk memastikan dokumen anda direkodkan dengan betul, kebanyakkan Sistem Pengurusan Dokumen membolehkan anda menetapkan “kadar keyakinan tersuai” yang bermaksud, perisian hanya akan menerima fail yang memenuhi  kriteria dalam linkungan kadar tersebut.

    Sebagai contoh, jika perisian percaya ia telah merekodkan dokumen sebanyak 90 peratus dengan tepat, tetapi kadar keyakinan tersuai adalah 95 peratus, dokumen tersebut tidak akan diterima tanpa kelulusan dan proses perlu dilakukan semula secara manual.

    Semua rekod yang didigitalisasikan mestilah dikaji dalam kawalan kualiti untuk ketepatan, integriti dan kesempurnaan. Ini boleh dilakukan sama ada ketika proses imbasan atau selepas dengan menyemak imej.

    Juga perlu dipastikan tiada dawai kokot, klip kertas atau halangan lain dari kertas sebelum mengimbasnya ke dalam sistem.

    #2 – Pengurusan

    Sebaik sahaja anda telah mendigitalisasikan dokumen dan mengimport fail digital yang anda perlukan. Anda mesti menyusun untuk mendapatkannya semula dengan mudah. Arkib digital anda hanya berguna jika ia mudah dicapai. Sama seperti anda tidak mahu mencari dokumen dalam almari yang banyak.

    Kebanyakan perisian Sistem Pengurusan Dokumen telah melakukannya untuk anda ketika proses mengimbas. Perisian akan mengenal pasti kata kunci dan elemen tertentu dalam dokumen. Dengan menambah set data, ia akan mengindeks dokumen anda secara automatik.

    Walau bagaimanapun, untuk lebih teratur dan tepat, adalah lebih bijak untuk membezakan dokumen antara satu sama lain dengan menambah lebih banyak butiran dan set data secara manual.

    – Storan

    Anda mempunyai dua pilihan untuk menyimpan dokumen:

    1. Pelayan di premis
    2. Pelayan berasaskan awan (cloud)

    Pelayan di premis memerlukan pelaburan awal dan sumber pengetahuan IT yang tinggi untuk kerja penyelenggaraan yang berterusan. Tetapi, ia memberi anda lebih banyak kawalan ke atas dokumen dan pemantauan keselamatan.

    Pelayan berasaskan awan pula, mampu mengurangkan beban penyelenggaraan dan kosnya lebih murah. Tetapi, anda perlu memberi kepercayaan kepada pihak ketiga dalam menguruskan data anda, dan ia berpotensi mencipta risiko tambahan.

    Kedua-dua pilihan adalah sesuai. Tetapi, penyedia pelayan berasaskan awan akan menyediakan fungsi sandaran (backup) diluar talian secara automatik. Fungsi ini menjadi faktor pilihan bagi kebanyakan syarikat. Kebanyakan peyedia pelayan awan diakui selamat dan sangat cekap.

    Adalah penting untuk melakukan penyelidikan tentang penyedia simpanan awan dan memastikan ia memenuhi standard keselamatan anda. Adalah bijak untuk mengekalkan sandaran pemulihan anda sendiri untuk semua rekod dan sistem.

    Proses sandaran ini boleh dilakukan dalam pelbagai cara. Seperti mempunyai pengimbas untuk mengimbas dan merekod arkib, menyimpan fail-fail penting di pelbagai lokasi, dan mewujudkan dasar dan amalan untuk mengimbas dokumen dan memastikan ia selamat sebagai amalan biasa.

    – Keselamatan

    Tahap keselamatan adalah sangat kritikal berbanding pemilihan storan. Arkib anda akan mengandungi semua dokumen perniagaan, termasuk yang paling sensitif. Oleh kerana terdapat insiden kekerapan kebocoran maklumat, ia harus menjadi keutamaan bagi memastikan arkib anda dalam keadaan selamat.

    Apabila memilih aplikasi perisian, anda juga perlu menggunakan firewall yang boleh dikonfigurasi, menggunakan pelayan pengesahan akses dan menggunakan teknologi SSL. Anda juga harus mencari sistem yang menyediakan rekod yang komprehensif dan tidak boleh diubah setiap kali dokumen diakses.

    Di samping itu, kebanyakan Sistem Pengurusan Dokumen dilengkapi dengan kawalan akses pengguna. Membolehkan pentadbir menentukan pengguna mana yang boleh mengakses, atau melihat fail tertentu yang disimpan dalam arkib. Ini membantu mengurangkan risiko keselamatan keatas maklumat sulit.

    Adalah penting untuk menetapkan kawalan akses pengguna, terutamanya apabila beberapa jabatan menggunakan Sistem Pengurusan Dokumen yang sama. Ini bagi memastikan data kewangan kekal dalam perakaunan, maklumat pekerja yang sensitif hanya boleh dilihat oleh pegawai sumber manusia dan sebagainya.

    – Pengekalan

    Memahami berapa lama anda harus mengekalkan dokumen tertentu membantu meningkatkan keselamatan dan membebaskan ruang storan. Sesetengah dokumen tidak perlu disimpan selama-lamanya, sementara yang lain cukup penting untuk dikekalkan.

    Kebanyakan dokumen tidak boleh disimpan selamanya. Sebagai contoh, kebanyakkan organisasi kewangan mensarankan untuk menyimpan rekod kewangan selama tujuh tahun. Tetapi, apabila ia berkaitan dengan dokumen tertentu perniagaan, seperti kontrak pembekal dan rekod pesanan pelanggan, adalah menjadi kebiasaan untuk menyimpannya dengan lebih lama.

    #3 – Kolaborasi

    Akhir sekali, apabila arkib anda telah didigitalisasikan sepenuhnya dan bersedia untuk diakses. Pasukan anda perlu menyemak semula dokumen dengan cepat, tanpa membuat suntingan yang bercanggah. Sistem Pengurusan Dokumen terbaik mempunyai fungsi terbina bagi membantu pasukan berkolaborasi.

    Sistem yang baik akan menjejaki versi semua kandungan, membolehkannya diakses serentak ke atas dokumen yang sama, dan memudahkan bekerjasama. Bagi aplikasi yang lebih kompleks, aliran kerja dapat menambah struktur dan ketepatan proses yang ditentukan melalui kelulusan, tandatangan, senarai semak dan peringatan.

     


    Fetured Image: Designed by Freepik


     

    The post Amalan Pengurusan Fail Yang Perlu Dilakukan appeared first on SME Niaga.

    Comments Off on Amalan Pengurusan Fail Yang Perlu Dilakukan
  • news

    System UrusNiaga – Sistem Pengurusan Perniagaan Semua Dalam Satu

    Dibangunkan oleh syarikat tempatan, System UrusNiaga adalah satu produk genius yang muncul ditengah-tengah kepesatan arena perniagaan, sama ada secara atas talian atau melalui perniagaan konvensional. Permintaan untuk sebuah sistem yang komprehensif dalam membantu pengurusan perniagaan sangat tinggi. Kesedaran tentang keperluan sistem sedemikian dalam perniagaan juga semakin meningkat.

    System Urusniaga ini sesuai dengan semua jenis perniagaan, tidak terkecuali perniagaan produk, perkhidmatan, secara atas talian atau kedai fizikal.

    Antara fungsi yang disediakan ialah rekod pelanggan dan pembelian, pengurusan produk dan stok, dokumen yang berkaitan perniagaan seperti invois, kuot, DO, PO, resit dan lain-lain. Senarai pembekal turut boleh direkodkan.

    Apa yang menjadikan sistem ini sebagai ‘semua dalam satu’ ialah, ia turut sediakan fungsi-fungsi hebat seperti sistem Point of Sale (PoS), Pay Slip (gaji pekerja) dan modul cukai GST. Lebih hebat lagi, beberapa syarikat/perniagaan boleh diuruskan hanya menggunakan satu akaun induk.

    Salah satu aspek yang penting dalam perniagaan ialah maklumat terperinci tentang jualan, untung-rugi dan sebagainya. Di sini System Urusniaga sangat cemerlang kerana fungsi Reports yang disediakan sangat lengkap dan menyeluruh. Semua laporan seperti jualan, perbelanjaan, stok, untung-rugi, cukai, gaji dan banyak lagi, disusun kemas dan mudah difahami.

    Pihak System Urusniaga memberi 14 hari percuma untuk pemilik perniagaan mencuba sistem mereka tanpa sebarang bayaran atau komitmen.

    Layari https://urusniaga.my

     


    Disusun semula dari penulisan asal yang ditulis di laman web Jomgeek.


     

    The post System UrusNiaga – Sistem Pengurusan Perniagaan Semua Dalam Satu appeared first on SME Niaga.

    Comments Off on System UrusNiaga – Sistem Pengurusan Perniagaan Semua Dalam Satu
  • news

    Penat Sebagai Usahawan Pasti Berbaloi

    Sebagai usahawan, penat boleh terubat dengan dua perkara

    #1 – Jualan yang masyuk

    #2 – Pelanggan yang gembira

    Dua perkara ini sangat membantu menghilangkan penat setelah kita berhempas pulas memastikan produk yang terbaik diberikan kepada pelanggan yang memerlukan.

    Selain daripada proses membuat jualan dan pemasaran yang amat memenatkan, seseorang pendiri perniagaan itu perlu juga untuk membuat pelarasan dari segi operasi syarikat, hal ehwal kakitangan, pengurusan stok dengan pembekal, hubungan after-sales-service, dan bermacam-macam lagi.

    Ini sudah tentu menjadikan seorang usahawan itu seorang yang kental hatinya, kental jiwanya dan bermacam-macam lagi kental untuk memastikan perniagaan yang dijalankan dapat membuahkan hasil seperti yang di impikan.

    Namun begitu, terdapat satu kompenan perniagaan yang selalu diabaikan oleh para usahawan.

    Duit Keluar Masuk.

    Mengikut statistik yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) pada tahun 2016, terdapat 151,458 syarikat berstatus enterprise dan 48,659 berstatus sendirian berhad terpaksa gulung tikar apabila tiada rekod duit keluar masuk yang dicatit, atau jika dicatiti tidak disusun mengikut fail-fail tertentu, menjadikan perniagaan mudah ‘tewas’ di pertengahan jalan.

    Ironinya, masalah ini berlaku bukan kerana tidak sedar akan pentingnya proses merekodkan transaksi, tetapi tiada sistem yang tersusun untuk merekod transaksi tersebut. Hal ini membuatkan diri pendiri usahawan itu dalam seperti yang dikatakan oleh pepatah melayu,

    “kusangkakan panas hingga ke petang rupanya hujan ditengah hari”

    Menyangka untung dalam bisnes itu ada, rupanya rugi yang banyak menjelma. Akibat? Tiada sistem pengurusan akaun perniagaan.

    Maka dengan itu, UrusNiaga SME diciptakan.

    Dibangunkan secara online untuk memudahkan di akses daripada mana-mana peranti, UrusNiaga SME ini telah terbukti membantu hampir 2000 usahawan mengawal selia urusan perakaunan syarikat dengan mudah dan cepat di samping membantu meningkatkan kadar close sale antara peniaga dan pelanggan.

    Fitur & Penyelesaian

    Sesuai untuk sebarang Perniagaan. Direka untuk membuatkan bisnes anda kelihatan profesional

    Tanpa mengira latar belakang anda. Sistem ini direka untuk digunakan dengan mudah. Interface yang menarik dan tersusun. Dengan beberapa pendedahan dan panduan minima, anda boleh menguasai dengan cepat.

    Hanya memerlukan Google Chrome dan sambungan internet untuk anda mula menggunakan sistem ini. Anda boleh mengakses System UrusNiaga di mana sahaja, tanpa perlu memasang aplikasi lain pada setiap peranti yang digunakan.

    18 Fungsi Urusniaga Untuk Memudahkan Perniagaan Anda.

    #1 – Urus Jualan
    Dokumen jualan boleh dihasilkan dan diurus dengan cepat dan mudah, bermula dari Pesanan Jualan, Sebut Harga, Invois, Resit Bayaran dan Pesanan Penghantaran. Segala-galanya diatur dengan teratur dan kemas.

    #2 – Urus Produk
    Sama ada anda mempunyai produk fizikal, digital atau perkhidmatan, anda boleh menguruskan maklumat produk dengan mudah, imej, harga dan boleh disusun mengikut kumpulan.

    #3 – Boleh digunakan untuk Pelbagai Syarikat
    Tidak ada isu jika anda mempunyai lebih daripada satu syarikat atau entiti perniagaan. Boleh digunakan untuk pelbagai syarikat yang boleh dipisahkan setiap perniagaan dalam satu akaun.

    #4 – Boleh digunakan oleh Team Anda Sendiri
    Boleh diakses oleh berbilang pengguna pada masa yang sama, bagi menjalankan operasi jualan atau mengurus tugas yang lain bergantung kepada peranan yang diberikan. Peranan pengguna boleh dibuat secara dinamik dan ditentukan berdasarkan keperluan anda.

    #5 – Cuti Pekerja
    Menguruskan cuti pekerja dengan menyediakan bilangan hari yang layak untuk di mohon dan menerima atau menolak permohonan cuti.

    #6 – Pengirim S.M.T.P
    Hantar sebarang e-mel melalui sistem, sama ada menghantar invois, sebut harga atau mesej kepada pelanggan menggunakan domain e-mel pilihan anda.

    #7 – Urus Pembelian
    Pesanan Pembelian boleh dikeluarkan kepada pembekal apabila anda ingin membeli bekalan, perkhidmatan atau barangan. Kesemua pembelian boleh dieksport ke perbelanjaan dengan mudah.

    #8 – Pengurusan Stok
    Setiap produk boleh ditetapkan untuk diuruskan oleh Pengurusan Stok. Anda boleh menambah dan memantau kuantiti stok, mewujudkan kod bar atau menentukan SKU pilihan anda.

    #9 – Data Pelanggan
    Sama ada pelanggan adalah syarikat atau individu. Data penting boleh disimpan seperti nama, imej, tarikh lahir, telefon, e-mel dan alamat surat menyurat bagi tujuan jualan dan promosi.

    #10 – Uruskan Pekerja
    Menguruskan maklumat pekerja anda seperti data peribadi, tarikh pengambilan bekerja dan maklumat lain yang boleh ditambah secara dinamik bergantung kepada keperluan anda.

    #11 – Point Of Sale
    Direka sebagai kegunaan umum yang boleh memenuhi jenis perniagaan seperti restoran, runcit atau jualan tunai bergantung kepada keperluan anda. Dengan menggunakan pencetak thermal dan laci tunai terpilih, anda boleh mengendalikan kedai anda di mana-mana sahaja.

    #12 – Laporan Menyeluruh
    Menyediakan pelaporan komprehensif untuk Jualan, Pembayaran, Stok, Produk, Pembelian, Perbelanjaan, Ringkasan Cukai GST, Keuntungan dan Kerugian, Akaun Luput dan Penyata Pelanggan

    #13 – Urus Perbelanjaan
    Anda boleh menyimpan semua perbelanjaan anda dengan memuat naik imej resit atau mengimport rekod dari modul lain dengan hanya satu klik.

    #14 – Harga Gantian
    Harga produk boleh ditetapkan lebih daripada satu bergantung pada keperluan anda. Sangat membantu apabila anda perlu memberi harga yang berbeza untuk pelanggan atau kumpulan pelanggan yang berlainan.

    #15 – Urus Pembekal
    Sama seperti pelanggan, pembekal boleh ditakrifkan sebagai vendor, syarikat, orang atau entiti yang dikategorikan sebagai pembekal.

    #16 – Penyata gaji Pekerja
    Menguruskan gaji pekerja dan upah pekerja anda, sumbangan dan keperluan lain yang berkaitan dengan peraturan majikan. Jana penyata gaji pekerja yang boleh dimuat turun atau di e-mel secara terus kemudian.

    #17 – Templat
    Anda boleh mengubah reka bentuk dokumen jualan dengan mempunyai sedikit pengetahuan tentang skrip web dan membuat kandungan yang telah ditetapkan seperti e-mel dan lain-lain yang berkaitan.

    #18 – Fungsi Pelbagai
    Dilengkapi dengan ciri-ciri tambahan seperti Invois Berulang, Mata Wang Pelbagai, modul Cukai seperti GST, Pengesanan Pos, Tandatangan Digital, Cop Digital Syarikat, Pengirim SMTP, Medan tersuai, Backup / Restore dan Log aktiviti

    Lihat apa kata usahawan yang gembira..

     

    Mulakan percubaan percuma 14 hari anda di sini.

     

    — Sumber: diolah dari artikel iwd.asia

    The post Penat Sebagai Usahawan Pasti Berbaloi appeared first on SME Niaga.

    Comments Off on Penat Sebagai Usahawan Pasti Berbaloi